Urgen reforzar mecanismos para preservar información pública

A fin de conocer las herramientas necesarias para que los organismos públicos y descentralizados manejen la correcta organización y conservación de todos los documentos, la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información (COTAI) llevó a cabo el evento “Rumbo a la Implementación de la Ley General de Archivos”.

En el marco de la celebración del “Día Internacional de los Archivos”, se realizó la conferencia “Retos para los sujetos obligados en la implementación de archivos”, ofrecida por el Subdirector del Archivo General del Estado de Coahuila, Francisco Rodríguez Gutiérrez.

Además, se impartió la cátedra “Los archivos como eje de la transparencia y rendición de cuentas”, brindada por Claudia López Iglesias, Consultora Especializada en Proceso de Transformación Digital, Gobierno Corporativo y de la Información.

Al dar la bienvenida, el Presidente de la COTAI, Bernardo Sierra Gómez, comentó que ante la entrada en vigor de la mencionada Ley, es necesario en Nuevo León reforzar los mecanismos para preservar la información que tenga un gran peso y trascendencia, por lo que ve indispensable recibir estas pláticas informativas para capacitarse aún más en el tema.

“Es importante conocer los retos que tenemos en el Estado en esta materia, así como tener claro que sin una gestión documental adecuada no será factible el cumplir con la transparencia y la rendición de cuentas, por eso es indispensable fortalecer la cultura de la gestión documental, con lo que significa un cambio trascendental en esta materia”, expresó.

Sierra Gómez enfatizó que es necesario impulsar un correcto manejo en los archivos y mecanismos de transparencia para consolidar así el sistema democrático en México.

“Estas acciones consolidan nuestro sistema democrático, recordemos que en esta nueva era en la administración pública es básico y de vital importancia tener el adecuado control de los archivos porque ellos son el pilar de la transparencia y la memoria de nuestra sociedad”, resaltó el Presidente de la COTAI.

En la primera exposición abordada por la especialista Claudia López Iglesias, se puntualizó sobre los peligros que conlleva el mal resguardo de los documentos en dependencias gubernamentales, por lo que señaló es importante seguir fortaleciendo los métodos para proteger la información, a fin de que no se pierdan con el tiempo.

“Ustedes están garantizando a través de los documentos que se generan en el ejercicio de su función, brindando el servicio o un trámite, es una garantía de derechos hacia los ciudadanos”, explicó.

Por su parte, Rodríguez Gutiérrez, expuso en su conferencia los aspectos que los sujetos obligados tendrán que realizar para avalar la correcta preservación de datos prioritarios en cada una de sus dependencias.

Al término del evento los integrantes del Pleno de la COTAI, entregaron una serie de reconocimiento a los expositores.

Buscan dar mayor certeza al ciudadano en acceso a la información

La Comisión de Transparencia y Acceso a la Información de Nuevo León (CTAINL) aprobó tres documentos que ayudarán a mejorar la forma de identificar la información que se genera en este órgano garante.

Pese a que el Estado no cuenta con una Ley de Archivos, la CTAINL está dando cumplimiento al artículo 95 fracción XLVI de la Ley de Transparencia del Estado, aprobando así el catálogo de Disposición Documental, el Cuadro General de Clasificación Archivística y la Guía Simple de Archivo.

Dichos dictámenes tienen el objetivo de darle mayor certeza al ciudadano y un acceso a la información pronta y expedita, así lo confirmó el Comisionado Presidente de la CTAINL, Sergio Mares Morán.

“Nosotros como quiera aquí tenemos nuestros lineamientos y demás, pero necesitamos actualizarnos y poder cumplir de alguna manera con la Ley General y optamos por proponerle al Pleno estos tres documentos, para formalizar más los archivos y llevar más control de los archivos de la Comisión”, mencionó.

Respecto al Catálogo de Disposición Documental, tendrá la obligación de registrar de manera sistemática las series y subseries documentales a partir de las funciones que las generan.

Además de establecer los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o de vigencia documental en los archivos de trámite y de concentración, así como la clasificación asignada a la información como documentación pública, reservada o confidencial y determinar su destino final al término de sus vigencias.

En lo que confiere al tema del Cuadro General de Clasificación Archivística, este definirá las actividades y estrategias encaminadas para asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los lineamientos.

La Guía Simple de Archivo, identificará el contexto y el contenido de las series documentales de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística.

Realizarán esta semana el Foro de Archivos para analizar este tema

Con el firme objetivo de establecer las bases para la creación de la Ley General de Archivos del Estado de Nuevo León, la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información, organizará la próxima semana el Foro de Archivos en el cual estarán participando especialistas en el tema, para ver la importancia de comenzar a legislar sobre este rubro, así lo informó el Comisionado Presidente de la CTAINL, Jorge Ylizaliturri Guerrero.

“Los queremos invitar al Foro de Archivos que se desarrollará el próximo jueves y viernes de la próxima semana (esta semana), es un tema que da seguimiento a una intención y a una voluntad de tener una Ley General de Archivos en el Estado”, indicó.

Es importante decir que Nuevo León es uno de cuatro Estados que aún carece de esta Ley que es fundamental para el óptimo funcionamiento del Sistema Nacional Anticorrupción y de Transparencia, ya que sin esta normatividad no podrán entrar en operaciones, puesto que no existirían expedientes que documenten que hicieron bien o mal los funcionarios públicos.

Al momento se espera la confirmación de asistencia de los integrantes del Poder Legislativo y Ejecutivo, además de todos los Sujetos Obligados como Sindicatos y Municipios.

“Desgraciadamente somos 3 o 4 los Estados a nivel nacional que no tenemos Ley de Archivo, entonces es un evento muy importante, esperemos que nos acompañen los integrantes del Poder Ejecutivos, del Poder Legislativo y todos los Sujetos Obligados, porque este tema atañe a todos”, resaltó el Comisionado Presidente de la CTAINL.

La Ley General de Archivos tiene como fin establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos que estén en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.

Enfatizó que es de vital importancia empezar a trabajar, ya que esta ley va de la mano con las de Protección de Datos Personas y la de Transparencia, las cuales ya fueron aprobadas por el Congreso de la Unión.

Este evento se llevará a cabo el 6 y 7 de Octubre en las instalaciones de la Casa de la Cultura Jurídica de la Suprema Corte de Justicia, en el cual se contempla la participación de la Directora del Archivo General de la Nación Mercedes Vega y del Coordinador de Archivos del INAI Francisco Acuña Llamas.

SOLICITARÁN SUJETOS OBLIGADOS PRÓRROGA

PARA HACER PÚBLICA TODA SU INFORMACIÓN

Por otra parte, el Comisionado Presidente de la CTAINL, apuntó que el periodo que fijó la nueva de Ley de Transparencia para que todos los Sujetos Obligados tengan toda su información de manera pública ya va a vencer y al ver que algunos de ellos han tenido complicaciones para realizarlo, se contempla solicitar una prórroga a nivel federal para que todos puedan cumplir con esta obligación.

“Todo los Sujetos Obligados batallan en subir la información, ya que si es muy pesado, inclusive cabe la posibilidad de que se prorrogue el que suba esto de noviembre hasta febrero para dar un poco más de tiempo de plazo”, anunció.

Destacó que al momento el Gobierno del Estado ha mostrado inconformidad al respecto, razón por la que los han estado apoyando y estarán abiertos para resolver cualquier duda que tengan en el tema.

“Están trabajando todos y nos consta porque estamos teniendo contacto directo con los Sujetos Obligados y sé que están trabajando a marchas forzadas en esto, por eso solicitaremos la prórroga”, concluyó Ylizaliturri Guerrero.